VAGA: Assistente de Diretoria (Gestão Cultural e Articulação Institucional – 1 vaga)
Local de atuação: região central de São Paulo/SP, com deslocamentos eventuais pelo Estado.
Informações gerais:
| FUNÇÃO: | Assistente de Diretoria |
| SETOR: | Diretoria Executiva / Gestão Institucional |
| REGIME DE TRABALHO: | PJ (*) |
| CARGA HORÁRIA: | 120 horas mensais, distribuídas conforme cronograma de atividades |
| DIAS DE TRABALHO: | Segunda a sexta-feira, com disponibilidade eventual para compromissos institucionais |
| MODALIDADE: | Presencial, na região central de São Paulo, com possibilidade de atuação híbrida pontual conforme agenda |
| PREVISÃO DE VIAGENS: | Sim, com deslocamentos ocasionais dentro do Estado de SP |
| REMUNERAÇÃO: | R$ 3.500,00 a R$ 4.500,00, conforme experiência e aderência ao perfil |
(*) A depender dos resultados alcançados, da disponibilidade orçamentária e do alinhamento à cultura institucional, a contratação poderá ser futuramente convertida em CLT.
DESCRIÇÃO DA VAGA, PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES:
A FES busca uma pessoa organizada, comprometida, responsável e comunicativa para atuar no apoio direto à Diretoria Executiva, contribuindo para a organização e acompanhamento de agendas, reuniões, documentos, fluxos administrativos, planejamento institucional, articulação com áreas internas e interlocução com municípios e parceiros. A vaga é adequada para pessoa com interesse real em construir trajetória na área cultural, especialmente em gestão cultural, museus, patrimônio cultural, políticas públicas, comunicação institucional e desenvolvimento de projetos.
A pessoa selecionada deverá atuar com atenção a prazos, capacidade de organização, boa escrita, cordialidade no relacionamento institucional e disposição para aprender. Também deverá apoiar, quando necessário, atividades de articulação territorial, produção e logística vinculadas aos projetos da Fundação, em diálogo com as equipes responsáveis. A pessoa Assistente de Diretoria deverá:
- Gerenciar a agenda da Diretoria Executiva, organizando, agendando, reagendando e confirmando reuniões internas e externas, compromissos institucionais, viagens, eventos e prazos estratégicos.
- Organizar e preparar reuniões, incluindo convites, links, salas, materiais de apoio, listas de presença, documentos prévios, apresentações, pauta, registros, memórias e atas.
- Realizar atendimento telefônico, por e-mail e, quando autorizado, por WhatsApp institucional, com postura cordial, objetiva e adequada à representação institucional da FES.
- Controlar compromissos, prazos, demandas administrativas e encaminhamentos gerenciais, mantendo quadro atualizado de pendências, responsáveis, datas-limite e status.
- Apoiar a Diretoria no acompanhamento de ações, metas, indicadores e entregas do planejamento institucional, incluindo demandas relacionadas aos diversos projetos da instituição e aos comitês internos.
- Apoiar a elaboração, revisão, formatação e organização de relatórios, apresentações, cartas, comunicados, planilhas, memórias de reunião, documentos de apoio e materiais institucionais.
- Organizar arquivos físicos e digitais da Diretoria, observando padrões de nomeação, versionamento, guarda, confidencialidade, rastreabilidade e acesso aos documentos.
- Dar suporte a processos administrativos e rotinas do escritório, incluindo reservas, solicitações internas, controle de documentos, acompanhamento de fornecedores, correspondências, materiais e pequenos fluxos operacionais.
- Auxiliar na comunicação entre a Diretoria e as demais áreas, garantindo clareza nos encaminhamentos, registro das decisões e acompanhamento das devolutivas necessárias.
- Estabelecer contato com municípios do Estado de São Paulo, quando solicitado, apoiando a atualização de mailings de secretarias de cultura, conselhos de patrimônio, museus, centros de memória, gestores públicos e instituições parceiras.
- Apoiar o agendamento de cursos, reuniões, oficinas, eventos, visitas técnicas e ações de campo previstas no SISEM e no SISEP, em articulação com as equipes de Articulação, Formação, Gestão Museológica, Gestão do Patrimônio Cultural e Observatório.
- Apoiar, quando necessário, as atividades dos Assistentes de Produção e Articulação Territorial, especialmente na organização de contatos, cronogramas, confirmações, inscrições, fornecedores, documentos e infraestrutura para atividades presenciais e online.
- Providenciar ou apoiar cotações e contratações de serviços necessários às atividades acompanhadas, como transporte, carro, hospedagem, alimentação, coffee break, salas, equipamentos, materiais e outros apoios logísticos, seguindo os procedimentos administrativos da FES.
- Acompanhar compromissos externos da Diretoria, quando necessário, registrando informações relevantes, encaminhamentos, imagens, vídeos e materiais de memória institucional.
- Gravar, organizar e editar vídeos simples dos compromissos acompanhados, observando autorização de imagem, qualidade mínima, orientação da Comunicação e adequação aos canais institucionais.
- Preparar artes simples para divulgação, convites, cards, apresentações e materiais de apoio, preferencialmente a partir de modelos institucionais, respeitando a identidade visual da FES e as orientações da Comunicação.
- Utilizar ferramentas digitais e recursos de inteligência artificial para apoiar organização, redação, transcrição, revisão, síntese, controle de prazos e produção de conteúdos, sempre com validação humana e observância de confidencialidade, LGPD e direitos autorais.
- Atuar com discrição, responsabilidade e postura colaborativa, preservando informações sensíveis e contribuindo para a integração entre Diretoria, equipes técnicas, áreas-meio, parceiros e públicos externos.
REQUISITOS:
Formação Acadêmica:
- Ensino superior completo, preferencialmente em Gestão Pública, Produção Cultural, Gestão Cultural, Museologia, Arquitetura, Comunicação, Relações Públicas, História, Patrimônio Cultural, Administração, Secretariado Executivo, Ciências Humanas ou áreas correlatas.
- Interesse consistente em seguir carreira na área cultural, especialmente em gestão cultural, museus, patrimônio cultural, terceiro setor, políticas públicas de cultura ou desenvolvimento institucional.
- Pós-graduação concluída, em andamento ou intenção concreta de cursar especialização em área relacionada à atuação da FES será considerada diferencial.
Experiência:
- Experiência em atividades administrativas, apoio à diretoria, secretariado executivo, gestão de agendas, produção executiva, comunicação institucional, projetos culturais ou rotinas equivalentes.
- Experiência com organização de reuniões, elaboração de atas ou memórias, acompanhamento de prazos, documentos e fluxos administrativos.
- Experiência com produção cultural, eventos, cursos, oficinas, ações formativas, relações institucionais ou atendimento a públicos externos será um diferencial.
- Experiência em museus, patrimônio cultural, organizações sociais, terceiro setor, fundações, instituições públicas ou projetos culturais será um diferencial.
- Vivência com gravação e edição simples de vídeos, produção de artes, apresentações ou conteúdos para redes sociais será um diferencial relevante.
Conhecimentos Técnicos:
- Domínio de ferramentas de escritório, especialmente Microsoft 365, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Planner e SharePoint.
- Boa redação para e-mails, atas, relatórios, documentos institucionais, sínteses executivas e mensagens a parceiros externos.
- Capacidade de organizar informações em planilhas, controles de prazos, agendas, arquivos digitais, listas de contatos e mailings institucionais.
- Familiaridade com ferramentas de IA generativa e automação simples para apoio a tarefas administrativas, redação, revisão, transcrição, organização de informações e comunicação será um diferencial.
- Conhecimento básico ou interesse prático em ferramentas como Canva, CapCut, Adobe Express, Premiere, Clipchamp ou equivalentes para edição simples de vídeos e preparação de artes será um diferencial.
- Noções de LGPD, direitos de imagem, confidencialidade, etiqueta institucional e cuidados no uso de dados pessoais serão valorizadas.
- Conhecimento geral sobre políticas públicas de cultura, museus, patrimônio cultural, SCEIC, Condephaat, Ibram, Iphan, municípios paulistas e terceiro setor será um diferencial.
- É desejável possuir CNH válida, preferencialmente categoria B, gostar de dirigir e ter disponibilidade para deslocamentos institucionais, quando necessário.
Competências Comportamentais:
- Integridade, discrição, confidencialidade e compromisso com os propósitos institucionais da FES.
- Organização, atenção aos detalhes, senso de prioridade e capacidade de acompanhar simultaneamente múltiplas demandas sem perder prazos.
- Comunicação clara, cordialidade, boa escuta, maturidade institucional e facilidade de relacionamento com diferentes perfis de interlocutores.
- Proatividade, autonomia responsável, capacidade de antecipar problemas e disposição para resolver demandas práticas com agilidade.
- Interesse por cultura, museus, patrimônio cultural, sustentabilidade, educação, ciência e tecnologia, com curiosidade intelectual e vontade de estudar continuamente.
- Disponibilidade para aprender em serviço, lidar com mudanças, apoiar diferentes áreas e atuar em ambiente institucional em processo de reposicionamento.
- Respeito à diversidade, ao Código de Ética e Conduta da FES, às boas práticas de convivência e à comunicação institucional responsável.
Processo Seletivo:
Etapa 1:
Análise de currículo, considerando: perfil aderente à vaga; experiências prévias; formação; qualidade da trajetória profissional; interesse pela área cultural; domínio de ferramentas digitais; e perspectivas de carreira.
Etapa 2:
As pessoas selecionadas na Etapa 1 serão convidadas para entrevista presencial ou online, com possível aplicação de teste situacional e/ou prático. Serão considerados os seguintes critérios:
- Confirmação da aderência do perfil à vaga: conhecimentos, experiências, postura e disponibilidade.
- Capacidade de organizar agenda, registrar encaminhamentos, acompanhar prazos e estruturar prioridades.
- Qualidade da comunicação escrita e oral, incluindo redação de e-mails, atas, documentos e mensagens institucionais.
- Aderência aos valores da FES e aos objetivos do reposicionamento institucional em curso.
- Interesse em gestão cultural, museus, patrimônio cultural, políticas públicas de cultura e atuação no terceiro setor.
- Disponibilidade para atuação presencial, viagens ocasionais e início imediato.
- Conhecimento ou disposição para uso responsável de ferramentas digitais, IA, edição simples de vídeo e preparação de artes.
- Checagem de referências.
Etapa 3:
Envio de e-mail com o resultado do processo seletivo e, no caso da pessoa selecionada, as informações do processo de contratação.
Observações relevantes:
- Incentivamos a candidatura de pessoas pretas, indígenas, LGBTQIAPN+ e pessoas com mais de 50 anos, em consonância com o compromisso da FES com a equidade e a diversidade.
- Também incentivamos a candidatura de pessoas jovens, em início de carreira, que possuam pouca ou nenhuma experiência, mas demonstrem bons conhecimentos e potencial em relação ao perfil requerido pela vaga, que tenham muita disposição para aprender e estejam dispostas a sem empenhar para alcançar bons resultados.
Inscrições:
Para se candidatar, envie o currículo para recursoshumanos@energiaesaneamento.org.br, até 25/08/2026, com o assunto “Vaga -Assistente de Diretoria”.
As informações sobre este e demais processos seletivos da FES serão divulgadas no site: https://www.energiaesaneamento.org.br/.